Mi az az Eisenhower-mátrix?
Az Eisenhower- mátrix Stephen Covey nevéhez fűződik az alábbi időgazdálkodást segítő, feladatok elvégzési sorrendjét meghatározó táblázat, de Dwight D. Eisenhowerről kapta a nevét.
Ez a mátrix azzal lehet segítségedre, hogy hogyan priorizáld, állítsd fontossági sorrendbe a feladataidat, mert ahogy ránézel a feladatlistádra azt fogod érezni, hogy nem lehet különbséget tenni közöttük, mindegyik kell, azonnal, sőt már tegnapra kellett volna. De ha adsz egy kis időt magadnak, akkor észreveszed, hogy mégsem minden kell azonnal, nem minden egyszerre sürgős és fontos máris nem fogsz belefulladni a tennivalókba.
Nem is húzom tovább az időt, nézzük az egyes kategóriákat.
Az Eisenhower-mátrix táblázata
I. Fontos és sürgős
Ezek azok a feladatok, amelyek azonnal igénylik a figyelmedet, nem tudod halasztani őket, ha pedig mégis figyelmen kívül hagyod ezeket, annak súlyos következményei lehetnek. Egészen pontosan: határidős projektek, meetingek, azonnal orvosolandó problémák, krízisek.
II. Fontos, de nem sürgős
Ezt a csoportot alkotják azok a feladatok, amelyek hosszútávon igazán lényegesek, ezért kiemelten fontos, hogy ezekre minőségi és mennyiségi időt szánj. De pont ez ne tévesszen meg, és ne intézd el egy legyintéssel, hogy Áhh ez hosszútáv ráérek vele foglalkozni! Mindenképpen adj határidőt ezeknek a feladatoknak és ütemezd be őket! Ilyenek a tervezés, felkészülés, fejlesztés, kapcsolatépítés de a kikapcsolódás és az egészség témaköre is megemlítendő itt.
III. Sürgős, de nem fontos
Azt hiszem nem mondok újdonságot, ha azt mondom, hogy nem minden feladatot kell neked megcsinálnod. Vezetőként pontosan az (lenne) a feladatod, hogy a vezetői feladatokat elválaszd azoktól, amelyeket mások is meg tudnak neked, helyetted csinálni, szakértelemet nem igénylő feladatok, különböző folyamatok előkészítése.
Ilyen alfeladatok: adminisztráció, bejövő telefonhívások, a gyűlések jó része, a félbeszakítások, és minden olyan határidős tevékenység, amelynek eredménye nem igazolja a ráfordított időt.
IV. Nem fontos és nem sürgős
Ide sorolhatjuk azokat a csábító dolgokat, amelyeket mindig meg tudunk indokolni miért csináljuk de egyértelműen időrablók. Ilyen a céltalan közösségi média böngészés (tudom-tudom a konkurenciát lesed, aztán szembejön egy jó cikk, azt megnézed, aztán még egy, na már csak azt nézed meg és befejezted….), a lényegtelen telefonhívások, levelek megválaszolása. Összességében azok a pótcselekvések, amelyek kitöltik az idődet, és nagyon valószínű, hogy (ha nem is tudatosan) a fontos feladatok helyett csinálod őket.
Értelemszerűen az Eisenhower-mátrix II. negyedében helyet kapó feladatokkal eltöltött idő növelése a hatékonyságot növelő, míg az I. és III. negyedben szereplő feladatokkal eltöltött időt célszerű csökkenteni. Ami pedig IV. negyedben szereplő feladatokat illeti, a legcélszerűbb, ha egyáltalán nem töltesz ezekkel időt.
Végezetül, néhány segítő kérdés a feladatok sorrendbe állításához, besorolásához
Olyan dolog, amit nekem kell megcsinálni? (fontos és sürgős)
Most kell megcsinálnom vagy nem szabad elfeledkezni róla mert hosszútávú? (fontos, de nem sürgős)
Ki tudom szervezni, delegálni másoknak? (sürgős, de nem fontos)
Közelebb visz ez céljaimhoz? (nem sürgős és nem fontos)
Tiszteld az idődet! Ha te nem teszed, akkor más sem fogja! Ja és ha már időről beszélünk, nem mindegy mennyi idő alatt végzed el a feladataidat – a hatékonyságot segíti a Pomodoro-technika.