Az ALPEN-módszer, célja, hogy a napi feladatainkat megtervezzük. A név a lépések német elnevezésének kezdőbetűiből áll össze és mindösszesen napi nyolc perc tervezési időt igényel. Kipróbáltam! 😉

Nézzük pontosan, hogyan is épül fel ez az időtervezési módszer. Ezt a módszert leginkább papíron érdemes vezetni, hiszen itt könnyebb két oszlopot felírni és gyorsan javítani.

Az ALPEN-módszer lépései

A, mint Aufgaben vagyis a feladatok, tevékenységek, határidők összeírása

•  Esedékes munkák
• Rutinfeladatok, amelyek periodikusan ismétlődnek
• El nem végzett feladatok
• Betartandó határidők
• Adminisztratív feladatok
• Telefonhívások, e-mailek.

Ezek a feladatok kerüljenek a bal oldali oszlopba. 

L, mint Lange azaz a tevékenysége időtartamának megbecslése

Minden tevékenység mellé írd oda azt a becsült időmennyiséget, amire szükséged lesz a feladat elvégzéséhez. Sokszor több időt hagyunk, mint amennyi valójában szükséges, ezért törekedjünk inkább szigorúbb, de mindenképpen reális időkeretet szabni magunknak.

A becsült időmennyiségek a jobb oldali oszlopban kapjanak helyet.

 Az időkeretnek van egy áldásos hatása is, mégpedig az, hogy furcsa mód egy munkához éppen annyi idő szükséges mint amennyi rendelkezésre áll. 15 tételt meg tudok tanulni fél nap alatt, de két nap alatt is, attól függ mennyi időt hagyok rá magamnak. Azonban ha kényszerítem magam az időkeret betartására jóval koncentráltabban dolgozom és következetesebben akadályozom meg, hogy megzavarjanak… Próbáld ki te is!

 P, mint Pufferzeit, ami a tartalék idő bevezetése

 A napom megtervezésénél rengetegszer elkövettem azt a hibát, hogy mint a nyolc órát beterveztem, szünet nélkül. Az itt ott árválkodó pipák azonban csak a frusztrációmat erősítették… pedig egyértelműen túlterveztem a napomat.

  Ahhoz, hogy ezt elkerüld tartsd be az időtervezés alapszabályát, ez pedig az, hogy

 a rendelkezésedre álló idő 60%-át oszd csak be feladatokkal, a maradék 40%-ot pedig tervezd be tartalék időnek.

Mondhatod azt, hogy ugyan jó vicc, annyi dolgod van, hogy azzal sem vagy kész, nem hogy még tartalékidőt vezess be.

Pedig ez fordítva működik. Biztosan ismered az érzést, amikor egy fontos, nagyobb feladaton dolgozol és megzavarnak, szívességet kérnek, esetleg valami technikai gond akad vagy egyszerűen már te nem bírod és lebetegszel. Nem gondolom, hogy ezt bárkinek is be kell mutatni. Ha nem akarsz (megint) idejutni, akkor nézzük mi lesz a másik 40%-kal.

• 60% a napi tevékenységekre, ami már tervben van rögzítve
• 20% váratlan tevékenységekre, megzavarás, váratlan tényezők
• 20% spontán és szociális tevékenységekre, kreatív idő – ebédelj nyugodtan, tervezd hogyan lazítasz, csináld a hobbid stb.

E, mint Entscheidung vagyis Döntést hozni 

Ahhoz, hogy a rendelkezésre álló idődnek tényleg csak az 50-60%-át tervezd meg, mindenképpen szükséges a feladatlistádat csökkenteni.

• Meghatározni a prioritásokat
• Delegálni, azaz átruházni bizonyos tennivalókat

Erről már írtam korábban részletesen itt tudod megnézni: Eisenhower-mátrix. 

A jobb oldali oszlopban számozd meg a teendőket fontossági sorrendben, a becsült idő mögött.

N, mint Nachkontrolla azaz utólagos ellenőrzés 

Ezt a lépést a munkaidő, a nap végén célszerű megejteni.

 Az utólagos ellenőrzés azért fontos, hogy lásd: 

• milyen tevékenységeket sikerült elvégezned
• melyik az a feladat, amely több időt igényelt így legközelebb jobban tudsz vele számolni
• átvezetheted a következő napra az a feladatot, amelyet nem sikerült elvégezned

Illetve egyúttal tervezd meg a következő napod, hogy este az ágyban ne a teendőiden rágódj, hanem felkészülten vághass neki az új napnak. 😊

Azt hiszem nem árulok zsákba macskát, az ALPEN-módszer eléggé összetett, nagyfokú figyelmet, nyugalmat igényel, ezért célszerű tényleg akkor végig menni a lépéseken, amikor még nyugodt a környezeted, reggel vagy este.