A következő bejegyzésben egy nagyon szimpatikus úriember mutatja be az időtervezési módszerét, felüdülés hogy mennyivel könnyebben kezeli a dolgokat, mint a nők, mégsem mondhatnám, hogy kevesebb az egy napra jutó teendője mint bárki másnak. Sok hasznos dologról ír, külön kiemelném a Google Naptárat, bár a naptártípusoknál olvashattátok róla az én véleményemet, de nagyon fontosnak tartom az ő nézőpontját is, hiszen ő gyakorlatban mutatja be ezt a lehetőséget.
Na de nézzük is!
Nem tudom, hogy az időtervezés női szemmel pontosan milyen lehet. Az biztos, hogy a legtöbb esetben a nőknek, ha anyák is, kemény napi időtervet kell betartaniuk. A legtöbb esetben több dolguk van egy nap, mint a férfiaknak.
A férfiaknál is nagyon különbözhet az időbeosztás. Más, aki alkalmazottként dolgozik, más aki szabadúszóként (mint én), vagy már cégvezető, akinek az alkalmazottjait is irányítania kell.
Biztos, hogy nekem is vannak hiányosságaim, és minden nap találhatnék még egy elvesztegetett órát, de nem biztos, hogy ebben maximalistának kell lenni.
Szerintem fontosabb, hogy minden nap haladjunk előre, a megtervezett feladatainkat elvégezzük, ne halogassunk.
Én több időtervezési módszert is kipróbáltam, követem azokat az embereket, akik valamit elértek, számomra példaképek valamilyen szinten.
Pomodoro-technika
A Pomodoro-technikát én is ismerem, és többször is használom, de azért nem hazudok, minden nap ezt nem tudom alkalmazni…
Főleg blog cikkek írásánál szeretem, mert akkor nekem tényleg nagyon fontos a fókusz, most ezt a cikket is ezzel a technikával írom.
Ezenkívül még könyvek olvasásához is használom, így teljesen csak az olvasásra tudok koncentrálni. Azt tudom, hogy az idő nem fog elszállni, 25 percig olvasok, majd kis pihenés, és beiktatok egy második etapot is.
A lényege tényleg az, hogy másra ne figyelj. A telefonodat halkítsd le, fordítsd képernyővel lefelé az asztalra, a Facebookot és a más, nem a munkádhoz tartozó oldalakat zárd be. Csak ezek után fogod tudni tényleg alkalmazni ezt az időtervezési technikát!
“Eat that frog” módszer
Egy másik kedvenc módszerem az ‘eat that frog’ (edd meg a békát), amelyet Brian Tracy egyik könyvében olvastam. A lényege, hogy a reggelt úgy kezdd, hogy azt a feladatot veszed előre, amelyet a legkevésbé szeretnél elvégezni, amely a legnehezebb számodra.
De miért is jó ez?
Azért, mert ha ezen túl leszel, akkor minden teher lemegy a válladról, és a nap többi részében a hátralévő feladatokat már sokkal hatékonyabban fogod megoldani, pozitívabban állsz a napod nagyobb részéhez, mert magad mögött hagytad a legrosszabb dolgot.
Ellenben, ha halogatod a nap végére, akkor belül stresszelni, idegesíteni fog, és megpecsételi a napod nagy részét…
E-mailek megválaszolása
Az e-mailek megválaszolásához rengeteg technikát, tippet olvastam és hallottam. Itt azért nagyban számít az, hogy ki mennyi emailt kap naponta, milyen területen mozog, és milyen típusú emaileket kap.
Tony Hsieh, a Zappos.com alapítója (amit később az Amazon megvásárolt) számomra nagyon érdekes módon kezeli a bejövő emailjeit.
Azért, hogy mindig meg tudja tervezni az adott napját, az előző napi emailekre válaszol, aznapiakra nem. Tehát, amikor reggel elkezdi a munkát, akkor megnyitja az email fiókját, leszűri az előző napi emailjeit, látja, hogy hány darab van, így meg tudja határozni az erre szánt idejét.
Én priorizálom az emaileket. Vannak olyan emailek, amelyek az éppen futó projektemmel kapcsolatosak, az ügyféllel levelezek. Ezekre napközben is válaszolok, ha éppen azon a feladaton dolgozom, és az email tartalma fontos, kérdeznem kell valamit, stb…
Ha nem dolgozom éppen azon a feladaton, és nem kell az infó holnapra, akkor ráér válaszolnom.
A másik eset, amikor egy kérdés érkezik egy volt ügyféltől, vagy valaki megkeres. Ezekért én pénzt nem kérek, de szívesen válaszolok. Így ezekre viszont sok esetben hagyok pár napot.
Ezenkívül árajánlatkérő emailek érkeznek. Ezeket érdemes minél hamarabb megválaszolni, mert valószínű, hogy nem csak Tőled kértek be árajánlatot. Egyébként meglepő, hogy mennyi cég, ügynökség, egyéni vállalkozó válaszol lassan egy ajánlatkérésre.
Én nem szoktam tudni aznap árajánlatot küldeni, mert be van tervezve a napom. Viszont egy emailt rögtön visszaküldök, amelyben megköszönöm az ajánlatkérést, és bekérek még pár adatot, valamint megírom, hogy holnap a nap folyamán küldeni fogom.
Ez kb. 1 perces folyamat, de a másik félnek nagyon fontos üzenet, mégis nagyon sokan ezt nem teszik meg.
Telefonálás
Itt nagyon megoszlanak a vélemények vállalkozóknál, szabadúszóknál. Sokan elengedhetetlennek tartják a telefonos megbeszélést egy potenciális ügyféllel, mert szóban lehet jól értékesíteni, növelhető a bizalom az üzletkötés előtt.
Én személy szerint kicsit ettől tartózkodom. Ha valaki engem megkeres, akkor próbálom emailben intézni az ügyeket, felteszek pár kérdést, kiderítem a leendő ügyfél igényeit, és irányárakat is küldök.
Ha az ügyfél ezt látja, elfogadja, akkor jöhet a személyes találkozó vagy a telefonos egyeztetés.
Nekem ez inkább a korábbi negatív példák miatt alakult ki, amikor utazással együtt másfél órát szántam egy ajánlatkérőre, ismertette, hogy mit szeretne, én pedig elmondtam, hogy ebben tudok segíteni.
Majd emailben elküldtem az ajánlatot, és jött a válasz, hogy ő teljesen más képzelt el, de persze sok esetben még válasz sem jött…
Igen az online marketing szolgáltatásoknál széles az árazás, szerintem fontos, hogy mielőtt mind a két fél több időt szánna a másikra, legalább az anyagi dolgokban, elvárásokban ismerjék meg egymást, ehhez pedig személyes vagy szóbeli kontakt nem szükséges.
A telefonálást továbbá nehéz beterveznem. Szabadúszóként meg van valamilyen szinten tervezve a napom, az elvégzendő feladatokat összeírom, de pontosan nem kell beosztanom, hogy óra perctől óra percig mit csinálok.
Sokszor napközben ugrok el a boltba, a bankba vagy a postára, mert ilyenkor nem kell várakozni, kevesen vannak. És egy ilyen telefonos időpontegyeztetés is lehet 2-3 emailváltás, mire egy mindkettőnknek jó időpontot találunk…
Google Calendar – digitális naptár
Én a legnagyobb különbséget nők és férfiak között az idő/nap megtervezéséhez használt eszközben látom.
Szerintem, vagyis tapasztalatom szerint a legtöbb férfi inkább digitálisan jegyzi fel a naptárába a feladatokat.
Az általam ismert cégvezetők a Google Naptárat használják, például Barazsy Ákos (A bevétel erősíti a szabályt c. könyv szerzője) is a Google naptára mellett teszi le a voksát.
De szerintem nem kell nagy kutatást végezni ahhoz, hogy lássuk, a nők jobban szeretik a szép, papíralapú határidőnaplókat, többet írnak kézzel (hú, én nagyon ritkán írok tollal…), és van női táskájuk, amelybe szépen beleilllik egy ilyen napló. 🙂
Férfitársaimmal együtt elmondhatjuk, hogy nálunk nem sok minden van, körülbelül egy pénztárca és telefon…
De visszatérve a Google Calendar-ra, ez egy nagyon hasznos eszköz, amelyet nem olyan régen újítottak meg.
És nekem nagyon tetszik, mert a napi dolgaimat most már 3 kategóriába is be lehet tenni:
Esemény
Itt adható meg a legtöbb adat: helyszín, más személyek meghívása (résztvevők), értesítések az eseményhez, további leírás hozzáadása, különböző színek is választhatók.
Én eseményként a konzultációkat, a barátnőmmel a közös progikat, utazásokat, éttermi foglalásokat, meetupokat, fogorvosi időpontot, stb. szoktam beállítani.
Emlékeztető
Ennek egyedisége, hogy ameddig nem pipálod ki, hogy kész, addig minden nap ott fogod látni. Ismétlődést is be lehet állítani, a rutinfeladatoknál ez nagyon jól jön.
A naptár több emlékeztetőt egybegyűjt, és ha rákattintasz, akkor látod őket tételenként. Itt extra infókat nem tudsz megadni, egy sor van a szövegnek, és a pipa ikont kattintva lehet készként megjelölni, így el is tűnik a listából.
Én még olyan feladatokat szoktam beállítani, amelyeket mindenkorra el tudok intézni, később sem akarom visszalátni, hogy mik voltak ezek:
Teendő
Ez egy új opció, ami korábban nem volt, de az egyik nagy kedvencem lett.
Itt napot lehet beállítani, órát már nem. Leírást lehet pluszban hozzádni, amit az emlékeztetőben nem lehet, és a teendő külön listához is rendelhető (pl. napi feladatok vagy bevásárlólista).
Ez a napokat nem követi, így ha aznap nem tudtál valamit elvégezni, akkor egyszerűen rákattintasz, és áthúzod a következő napra, vagy a dátum beállításánál egy távolabbi dátumra is átírhatod, és aznapra beteszi.
Itt nincs összevonás, egymás alá teszi be a teendőket. Nagyon jó, amikor napközben haladsz ezekkel, és sorban jelölöd be készként az elvégzett teendőidet. 🙂
Az emlékeztetőkkel ellentétben itt a napi munkámhoz kapcsolódó feladatokat állítom be emlékeztetőbe, így ha elvégeztem, akkor csak áthúzza, de később is látható, hogy melyik feladatot, melyik nap fejeztem be:
Én egyszerűen nem tudom elképzelni, hogy ehelyett egy papíralapú naptárat használjak. (Régebben rendszeresen kaptam az év elején, majd az év végén üresen dobtam ki az asztalomról 😀 )
Összegzés
Szerintem a felsorolt két módszert (pomodoro technika / “eat that frog”) nők és férfiak is használják. Én a személyes tapasztalatom alapján azt tudom mondani, hogy talán a napi elvégzendő feladatok, események feljegyzését végzi különbözően a két nem.
Ha valamelyik módszeremet, vagy eszközt még nem használtad, akkor adj egy esélyt, én is sok mindent kipróbáltam, teszteltem, körüljártam, megnéztem az eredményeket, és így szabtam, sőt még most is folyamatosan szabom saját magamra az időtervezési szokásaimat.
Szerintem mindegy, hogy Te milyen módszert találsz magadnak, a legfontosabb, hogy tervezd meg, tedd hatékonnyá a mindennapjaidat.
Ha Te ezenkívül más időtervező módszereket alkalmazol, akkor itt kommentbe írd meg! 🙂