A tervező az a személyes segédeszköz, amely segít áttekinthetővé tenni valamennyi esedékes feladatot, alapvető eszköze a projektek szerinti és célirányos tervezésnek, a tevékenységek és a határidők ezáltal összehangolhatók, a teendők elintézése és folytatása sikeresen ellenőrizhető. Akár digitális, akár analóg rendszerről van szó. Tervező alatt a hagyományos határidőnaplót, bullet journalt, filofaxot értem, egyfajta gyűjtőnévként.

A sikeres emberek, sikeresen menedzselik az idejüket, oly módon, hogy legyen idejük arra, ami lényeges. A tervező nem azért szükséges mert meghaladja a képességüket megjegyezni néhány időpontot, teendőt, hanem azért mert ez az eszköz segít tehermentesíteni az agyukat a “felesleges”, átmeneti információk megjegyzésétől. Az emberi agy feladata nem az adattárolás, hanem a problémák kreatív megoldása. 

A tervezőben nem csak, adatok, kötelességek, feladatok kaphatnak helyet, hanem jobbnál jobb ötleteket is érdemes itt kidolgozni.

 Milyen egy jó tervező?

 Vegyünk egy átlagos naptárat, amit bármely papírbolt polcáról levehetsz és nem kerül többe 3000Ft-nál, de akár ott van az ingyenes Google Naptár, amelyik neked szimpatikus. Ezenfelül még több tucat papíralapú vagy online tervező közül választhatsz. Ha úgy gondoljuk, hogy egyik sem alkalmas, akkor vissza a kaptafához, vegyünk elő egy üres füzetet, írjuk fel a mai dátumot és alkalmazd a cikkben leírtakat.

Amit leginkább jó szívvel tudok ajánlani az a filofax, azt is elmondom miért. De röviden: átrendezheted, szabadon alakíthatod, kisegítenek a kis zsebek, szinte személyi asszisztenssé formálhatod.

Mit kapjon helyet a terveződben?

Különböző események, időpontok feljegyzésére használja a legtöbb ember, vagy még esetleg határidők, néhány emlékeztető kerül belefirkantásra.

A tervező elején lévő havi naptárba vezetheted a havi rendszerességgel ismétlődő eseményeket, hogy mikor milyen testmozgást végeztél, mikor melyik vizsga van. Akár ide beírhatod a születésnapokat, amiket nem szeretnél elfelejteni, de a szabadságot és a nyaralást is megtervezheted itt.

Sokan a havi tervezőt egyfajta Tracker-ként azaz figyelőként használják, ide jegyzik fel, hogy melyik nap mennyi volt a súlya, volt-e fejfájása, mit evett stb.

 Ha profi vagy, akkor a céljaid akciótervében meghatározott idősávokat és teendőket is vezetheted benne. De azt tanácsolom, hogy ezt célszerű ennek egy különálló havi tervezőt szentelni, hogy bármikor legyen hely az újratervezésre.

De mi van azokkal a teendőkkel, amelyek maguktól értetődnek?

Venni egy hozzávalót a vacsorához, felhívni az egyik családtagot, orvosi ellenőrzésre időpontot kérni és még sorolhatnám.

Ha szuper vagy a kis cetlik, kártyák megőrzésében akkor is könnyen előfordulhat, hogy egy pillanatra megfeledkezel az időpontodról vagy egy fontos teendőről, de biztosan veled is megesett, hogy egyszerűen csak lába kel a cetlinek…. szintén egy újabb kényelmetlenséget kerülsz el, ha ezeket a gondolatok beírod a terveződbe az adott napra, ha heti beosztású határidőnaplót használsz, akkor akár időpontok alá. 

Amikor pedig valamilyen cetlin lévő megjegyzésre van szükséged csak rápillantasz, nem az asztalodon lévő tengernyi cetli között vagy a pénztárcádban lévő kártyák között kell kutakodnod.

Milyen tényezőkön múlik egy tervező sikeres használata?

Teendők, feladatok vezetése

 A munkahelyen tornyokban állnak a feladatok, amiket meg kell oldanod és ezt még meetingek is tarkítják.

 Hazamész, nincs kaja, főzni kell, aztán mosogatni. Hétvégén nem lenne rossz takarítani és mosás után rájössz, hogy lesz ám vasalni való is.

 Erre megint mondhatja az ember, hogy minek felírni hiszen ott van előtte, ráadásul amíg felírja a tengernyi teendőt addigra már meg is csinál egyet.

Ugyanakkor, a hatékonyságot növeli, ha egyfajta heti rutint alakítasz ki magadnak az ismétlődő feladatok elvégzésére. 

Az írásbeli tervezés

A napirend papíron tollal való megtervezése, a prioritások felállítása és az időtervező napló használata mind a következetes időmenedzsment eszközei.

Írd be a magától értetődő teendőket, és próbálj meg időtartamot is meghatározni hozzájuk, mindezt reálisan, hogy lásd tényleg elviszi a napod hátralévő részét, vagy marad egy kis időd magadra.

Az emberek átlagosan két órát töltenek halogatással. Ezért ha van egy konkrét feladatlistád akkor egyértelmű mit kell csinálnod, máris csökken a naponta két óra.

Segíti a tervezést, a teendők áttekinthetősége és ellenőrzése által javítja a hatékonyságot csökkenti a stresszt, hosszútávon hozzájárul a pozitív életszemlélethez.

Önfegyelem gyakorlása

 Szoktasd rá magad, hogy délután vagy este írásban megtervezd a következő napodat, gondold végig a feladataidat és tudatosítod a következő napod menetét.

 Írd össze az összes feladatodat.

 Határozd meg mennyi időt vesznek igénybe. 

Tervezz be tartalékidőt vész esetére. 

Határozd meg a prioritásokat pl. Eisenhower-mátrix

 Ellenőrizd a nap végén, hogy mit sikerült elvégezned, tervezd meg a következő napod.

Értékeld a mindennapjaidat

3 dolog, amiért hálás vagy

Írj fel minden nap végén három dolgot, amiért hálás vagy de figyelj arra, hogy minden nap mást írj, így lesz igazi kihívás!

Lehetnek egyszerű dolgok, szépen sütött a nap, találtál egy isteni gluténmentes sütit, végre találtál egy cipőt, ami nem töri a lábad, max 3 olvasatlan e-mailed van, a feladataidat majdnem mind elvégezted, elolvastál egy könyvet….

Egy nap – egy szó

Írj egyetlen szót, ami meghatározta a napodat.

Cipő, tulipán, sírás, pizza.

A fenti ötletek megvalósítása, napi beosztású határidőnaplóban, filofaxban vagy bullet journalban a legkényelmesebben megvalósíthatók. A naptárnak nem az a lényege, hogy a mumusunk legyen, hanem a támaszunk, ha kell az eszünk, és az emlékeink őrzője.